• Organización integral de eventos científicos.
• Comunicaciones Científicas
• Asesoramiento Metodológico y Estadístico para publicaciones y/o presentaciones científicas.
  

Organización de Eventos Científicos

Planificación
Conjuntamente con los miembros del comité científico y organizador, elaboramos la mejor estrategia para lograr maximizar los recursos a través de una necesaria planificación estratégica y operativa del evento.
Presentamos las distintas opciones para la elección de la sede, presentamos nuestra impresión sobre ventajas y desventajas de cada una de ellas, costos y términos contractuales, capacidad, accesibilidad, etc.  
Presentamos el presupuesto inicial y nos esforzamos por alcanzar el resultado económico proyectado.

Información en línea, permanentemente actualizada
Brindamos al comité científico organizador la posibilidad de un seguimiento permanente de las tareas de la organización, a través de un acceso seguro en nuestro sitio web (Log-in de clientes).  Allí encontrará el cronograma de su evento actualizado de manera permanente, se notificará sobre los avances en la conformación de las mesas (qué disertantes están confirmados, cuáles no contestaron o no aceptaron su invitación), y podrá evaluar permanentemente la marcha de la ejecución del presupuesto. 

Gestión de recursos económicos
Los eventos científicos suelen ser costosos porque tienen la particularidad de desarrollarse en el ámbito del mayor confort y excelencia, tanto científica como organizativa.  Sabemos, además, que los beneficios económicos de los eventos costean otras actividades de las sociedades y organizaciones científicas.

Nos ocupamos de proponer planes estratégicos para el desarrollo de fondos.   Trabajamos en la gestión de patrocinantes y empresas interesadas en participar en la muestra comercial, gestionamos subsidios ante organismos provinciales, nacionales e internacionales, y desarrollamos para la organización campañas especiales para la  adhesión de miembros durante el evento.

Difusión del Evento
Para la difusión del evento utilizamos los medios gráficos, los electrónicos, la prensa, la publicidad, la presencia en eventos afines y también la comunicación a través de otras sociedades científicas. Nos preocupamos por diagramar una información atractiva, temporalmente adecuada, para lograr el interés de concurrentes e investigadores, facilitando la opción de la inscripción anticipada.  Facilitamos el encuentro entre la oferta y la demanda de becas.   Establecemos junto al comité científico organizador el número estimado de asistentes y procuramos alcanzarlo, o superarlo.

Secretaría científica permanente
Asistimos al Comité Científico Organizador en todas las tareas administrativas de la secretaría científica: gestionamos los auspicios oficiales e institucionales, cursamos las invitaciones a los disertantes, trabajamos en la organización del programa científico aplicando nuestra experiencia para brindarle recomendaciones efectivas, nos especializamos en el seguimiento de todos los detalles relacionados con un tratamiento especial e individualizado para cada invitado.   En trabajo conjunto con nuestros asesores de viajes, manejamos el traslado, recepción, alojamiento y servicios especiales para cada invitado.

Administración de trabajos libres
Brindamos el servicio de recepción y evaluación de resúmenes en línea, con respuestas inmediatas para los autores, verificación de la calidad de inédito del trabajo, asistencia técnica permanente para autores y evaluadores, revisión on-line, calificación y clasificación de las  presentaciones, notificación a los autores y gestión de base de datos.   Nos ocupamos también del diseño e impresión de los libros y/o CD de resúmenes.

Sitio Web
Para nosotros, el buen uso de las herramientas tecnológicas es clave para un evento exitoso. Nuestro sitio Web tendrá a su congreso como publicidad central de la página, pudiendo a través de ella informarse, registrarse, enviar un trabajo libre, o confirmar la participación en una mesa de discusión.

Contratación de servicios
Nos tomamos el tiempo necesario para seleccionar adecuadamente los proveedores de servicios necesarios y compartimos la decisión con el Comité Organizador. Nuestra experiencia nos permite calificar los distintos servicios a contratar, no solo por el aspecto costos, sino que primordialmente por la calidad que se alcance en el servicio prestado.

Programa social, viajes y turismo
Los eventos científicos son una oportunidad única para favorecer los vínculos sociales, conocer nuevos destinos, disfrutar sabores diferentes. Trabajamos para brindar un programa de actividades sociales y turísticas atractivo para distintos públicos. Presentamos previamente y asesoramos en forma continua sobre como viajar con la tarifa más adecuada, reservar el alojamiento más conveniente, optar por las opciones turísticas más interesantes, etc. Todas las opciones relacionadas con hotelería, viajes y corredores turísticos serán presentadas a los organizadores y formarán parte del paquete publicitario.

El evento científico
Durante el evento, nos ocupamos de cada detalle, adecuando la tarea de la secretaría a la excelencia científica. La agilidad, comodidad y trato amable profesional son premisas de nuestra planificación. Diseñamos las muestras comerciales no solo con la idea de que resulte atractiva para los concurrentes, sino que también pretendemos que los expositores se sientan con la comodidad suficiente para desarrollar sus tareas.
Supervisamos los servicios gastronómicos y de cadetería para que se cumplan las expectativas de contratación.
Permanecemos en la sala durante todo el evento para asegurar la calidad óptima del sonido y la proyección, recibimos a los disertantes y panelistas, comprobamos que sus presentaciones funcionen adecuadamente, supervisamos la ejecución de cada mesa, panel, conferencia o disertación.  
Antes y durante el evento, nos convertimos en asistentes personales para cada miembro del comité científico, para cada invitado especial, panelista, conferencista o disertante.  Sabemos anticipar las necesidades de un invitado especial, y logramos que realmente sienta que lo es.

Y después del evento….
Procesamos la información en los siguientes 7 días y presentamos un informe final completísimo.   Encuestas, perfiles de participantes, estadísticas de niveles de participación durante cada sesión, comentarios de los disertantes, los patrocinantes y los participantes. Dedicamos el tiempo necesario para reunirnos una vez más con el Comité Organizador para analizar juntos cada punto de este informe.
En cada evento desarrollamos encuestas de satisfacción testeadas previamente. Los resultados de ella, son también parte de nuestro informe final.
Enviamos cartas y otro tipo de agradecemos a todos los colaboradores, auspiciantes y participantes, y también a ellos les brindamos la información que el Comité Organizador acuerda comunicar.

Comunicaciones Científicas
Las presentaciones científicas suelen representar una dificultad para investigadores. Todos sabemos que el aspecto formal y los detalles de diseño son imprescindibles para lograr que la comunicación de nuestro trabajo científico sea absolutamente clara, sin embargo lograr esa claridad no es tarea sencilla. Nosotros contamos con especialistas en cada rubro necesario de las comunicaciones científicas.
Los servicios que ofrecemos en éste terreno son:
Revisión de manuscritos para revistas científicas.
Revisión de libros o capítulos para libros especializados.
Diseño de presentaciones en Power Point o audiovisual.
Diseño e impresión de presentaciones en formato Póster.
Diseño de artículos para medios gráficos especializados en salud dirigidos a la comunidad.
Confección de gráficos y tablas para todo tipo de presentaciones.
Traducciones para publicaciones en idioma distinto al originario.

Asesoramiento Metodológico y Estadístico para publicaciones y/o presentaciones científicas.
Contamos con especialistas en asesoramiento metodológico, para que los protocolos de investigación sean correctamente diseñados, organizando de ésta manera el trabajo futuro del grupo investigador.
Es habitual, y desalentador, el hecho de no poder pasar el tamiz de las opciones a premio en congresos y jornadas científicas, o no poder calificar en las aspiraciones a becas, por el hecho de no contar con un trabajo con un correcto diseño metodológico.
También nos encontramos con grandes ideas de investigación y calificados profesionales para llevarla a cabo, y con resultados confusos y poco aprovechables. Es que el análisis de los datos obtenidos es tarea de especialistas, y estos no son parte habitual de los principales grupos de investigación en salud. Por ello, ofrecemos un grupo de profesionales en esta materia que orienta y asesora durante todas las etapas del proceso de la investigación, ayudando a elegir la herramienta estadística adecuada para obtener resultados confiables y generalizables.
Si bien el servicio de asesoramiento, tanto metodológico como estadístico, puede contratarse en cualquier etapa del trabajo de investigación, recomendamos a quienes emprendan la noble tarea de la investigación científica, que utilicen éste asesoramiento desde la génesis misma del proceso investigativo.